Six Sigma DMAIC - Der Praxis-Guide

Praktische Tools und Tipps für Ihr Six Sigma Projekt

Was ist Six Sigma DMAIC?

Six Sigma ist eine bewährte Methode zur kontinuierlichen Verbesserung von Geschäftsprozessen. Ihr Ziel ist es, die Qualität zu steigern, Fehler zu reduzieren und Prozesse effizienter zu gestalten. DMAIC (Define, Measure, Analyze, Improve, Control) ist der strukturierte, schrittweise Ansatz von Six Sigma, der Ihnen hilft, Probleme und ihre Ursachen zu verstehen, Lösungen zu entwickeln und nachhaltige Verbesserungen zu implementieren.

Dieser Leitfaden richtet sich an alle, die sich mit Six Sigma vertraut machen möchten – sei es, um ein eigenes Projekt zu starten, den DMAIC-Prozess besser zu verstehen oder praxisorientierte Tools und Vorlagen für den Erfolg eines Six Sigma Projekts zu nutzen.

Gleichzeitig unterstützt dieser Leitfaden Teilnehmer meiner Six Sigma Trainings dabei, die wesentlichen Elemente einer erfolgreichen Projektdokumentation im Workbook von Beginn an korrekt zu erfassen und zu strukturieren. Viele der Abbildungen stammen daher aus meinem Lean Six Sigma Workbook, das speziell für die Dokumentation zentraler Projektergebnisse entwickelt wurde.

Bereit, Ihr eigenes Projekt zu starten? Lassen Sie uns gemeinsam den roten Faden des DMAIC-Prozesses entdecken!

Ihr Six Sigma Trainingsangebot

Praxisbeispiel: Optimierung des Glüh- und Abkühlprozesses für Stahlerzeugnisse

Ein Kunde hatte mit Verformungen bei großen, abgewalzten Stahlerzeugnissen zu kämpfen, die während der Wärmebehandlung entstanden. Einige Bauteile wichen so stark von den Spezifikationen ab, dass sie unbrauchbar wurden. Durch den Einsatz der Six Sigma DMAIC-Methode konnten die Ursachen systematisch identifiziert werden: Die Positionierung der Bauteile im Ofen und die Stapellage während des Abkühlens erwiesen sich als entscheidende Einflussfaktoren. Basierend auf diesen Erkenntnissen wurden gezielte Lösungen entwickelt, die die Ausschussrate erheblich reduzierten und die Prozessstabilität deutlich verbesserten.

So wählen Sie das richtige DMAIC-Projekt aus

Die Wahl des richtigen DMAIC-Projekts ist entscheidend für den Erfolg Ihrer Six Sigma-Initiative. Ein gut gewähltes Projekt stellt sicher, dass Sie sowohl schnelle Erfolge erzielen als auch nachhaltige Verbesserungen in den richtigen Bereichen vorantreiben. Ein unpassendes Projekt kann dagegen Ressourcen verschwenden und das Vertrauen in den Six Sigma-Prozess gefährden.

Typische Vorteile aus Six Sigma DMAIC-Projekten

Reduktion von Fehlerquoten: Beseitigung von Qualitätsmängeln in Produktionsprozessen.
Verkürzung von Prozesszeiten: Optimierung von Abläufen, um schneller und kostengünstiger zu arbeiten.
Kundenzufriedenheit steigern: Verbesserung von Serviceprozessen, um die Erwartungen der Kunden besser zu erfüllen.

Praxis-Tipp: Monetärer Nutzen

Streben Sie einen monetären Nutzen von mindestens 50.000 € für Ihr Six Sigma DMAIC Projekt an. Die Erfahrung zeigt, dass Projekte mit einem geringen monetären Nutzen oft weniger Unterstützung innerhalb der Organisation erhalten. Ein klarer finanzieller Vorteil sorgt für stärkeren Rückhalt und erhöht die Erfolgswahrscheinlichkeit Ihres Six Sigma-Projekts.

Kriterien für eine gute Projektauswahl

Um sicherzustellen, dass Ihr Six Sigma DMAIC-Projekt die besten Chancen auf Erfolg hat, sollten Sie folgende Kriterien mit „Ja“ beantworten können:

1. Es besteht ein relevantes Problem

Das Projekt sollte ein echtes, spürbares Problem im Unternehmen adressieren, das einen klaren (monetären) Nutzen verspricht, z. B. die Reduktion von Fehlern oder Prozessverzögerungen.

2. Die Ursache für das Problem ist nicht klar

Das Problem sollte komplex genug sein, um die Anwendung des Six Sigma DMAIC-Prozesses zu rechtfertigen. Wenn die Ursache bereits bekannt ist, ist es möglicherweise sinnvoller, direkt in die Lösungsfindung zu gehen.

3. Die Lösung für das Problem ist noch unbekannt

Ein gutes Six Sigma DMAIC-Projekt geht davon aus, dass es noch unbekannte Lösungen gibt. Der Prozess wird genutzt, um die Ursachen zu analysieren und gezielt Lösungen zu entwickeln, die zur Verbesserung führen.

Begleitendes Kaffeehaus-Beispiel

Der Six Sigma DMAIC-Prozess zielt darauf ab, Probleme systematisch zu analysieren und nachhaltige Lösungen zu finden. Ein leicht verständliches Beispiel hilft dabei, die Zusammenhänge und die Anwendung der verschiedenen Werkzeuge zu verdeutlichen. Deshalb habe ich ein fiktives und bewusst einfach gehaltenes Szenario gewählt, das die Mechanik und den roten Faden des DMAIC-Prozesses greifbar macht.

In unserem fiktiven Kaffeehaus nehmen die Reklamationen der Gäste über die Serviertemperatur der Kaffees zu. Die Temperaturen schwanken zwischen 59 °C und 75 °C, was Unzufriedenheit auslöst und die Kundenbindung gefährden könnte. Gleichzeitig fehlen standardisierte Prozesse zur Temperaturkontrolle, was die Ursache für diese Schwankungen unklar macht.

Dieses Beispiel begleitet uns durch den gesamten DMAIC-Prozess. Schritt für Schritt zeigen ich, wie durch die Anwendung von Six Sigma-Werkzeugen die Problemursachen identifiziert und Verbesserungen umgesetzt werden können. Ergänzend dazu dienen Bilder aus meinem Six Sigma Workbook als visuelle Hilfsmittel. Sie erleichtern nicht nur das Verständnis des Prozesses, sondern unterstützen meine Trainingsteilnehmer auch bei der Pflege ihres eigenen Workbooks. Wenn Aufbau und Struktur des Workbooks den hier gezeigten Bildern entsprechen, ist ein Großteil der Arbeit bereits erfolgreich umgesetzt.

Schritt-für-Schritt-Guide durch den Six Sigma DMAIC-Prozess

Nachdem Sie ein passendes Projekt gefunden haben, begleiten ich Sie in diesem Abschnitt durch die einzelnen Phasen des DMAIC-Prozesses. Jede Phase und viele der Werkzeuge bauen auf den vorherigen auf, sodass Sie Schritt für Schritt Ihre Prozessverbesserung vorantreiben können. Wir beginnen mit der DEFINE-Phase, dem Grundstein für Ihr Six Sigma-Projekt.

DEFINE: Der Grundstein Ihres Projekts

Die DEFINE-Phase ist entscheidend, um Klarheit und Struktur für Ihr Projekt zu schaffen. Hier geht es darum die Frage „Was ist das Problem?“ zu klären, Ziele zu setzen und die notwendigen Rahmenbedingungen zu schaffen, damit das Projekt erfolgreich durchgeführt werden kann.

Key-Werkzeuge in der DEFINE-Phase sind:

Projektsteckbrief

Der Kern eines erfolgreichen Projektsteckbriefs ist eine klare und prägnante Beschreibung des Problems und des Ziels. Ein gut formulierter Projektsteckbrief schafft ein gemeinsames Verständnis zwischen dem Projektsponsor und dem Team über die Ausgangssituation, den angestrebten Nutzen und die Ziele des Projekts. Er dient als wertvolle Grundlage, um den Fokus auf die wesentlichen Aspekte des Projekts zu richten und alle Beteiligten auf ein gemeinsames Ziel einzuschwören.

Praxis-Tipp: SMART

Achten Sie darauf, dass das Ziel SMART formuliert ist (Spezifisch, Messbar, Akzeptiert, Relevant, Terminiert), um ein gemeinsames Verständnis des Projektauftrags zwischen dem Auftraggeber und Ihrem Team sicherzustellen.

Problem: „Im Zeitraum von … bis … lag der Ausschuss für das Produkt … bei … %.“
Ziel: „Ab dem … liegt der Ausschuss für das Produkt … bei … %.“

SIPOC

Das SIPOC-Diagramm verschafft Ihnen einen klaren Überblick über den gesamten Prozess – von den Lieferanten über die Inputs bis hin zu den Outputs und den Kunden. Es hilft dabei, drei zentrale Punkte für Ihr Projekt zu klären:

Welchen Prozess wollen wir betrachten? Definieren Sie den Start- und Endpunkt des Prozesses.
Sind im Team die relevanten Experten für diesen Prozess vertreten? Stellen Sie sicher, dass alle wichtigen Perspektiven eingebracht werden.
Was ist das betrachtete Produkt und welche Kunden erhalten dieses Produkt? Identifizieren Sie, welche Kunden im Projekt berücksichtigt werden sollen und im Voice of the Customer (VoC) tiefer betrachtet werden.

Praxis-Tipp: SIPOC ist KEINE Analyse

Das SIPOC-Diagramm ist ein einfaches und effektives Werkzeug, das zu Beginn des Projekts vor allem dazu dient, zentrale Fragen zu klären. Es sollte nicht für detaillierte Analysen genutzt werden. Achten Sie darauf, dass die Moderation dieses Werkzeugs nicht länger als 20-30 Minuten dauert, um den Fokus auf die schnelle und effiziente Klärung des Projektumfangs zu legen. Formulieren Sie den SIPOC aus der Helikopter-Perspektive mit maximal 5-7 Prozess-Schritten, um die Übersichtlichkeit zu bewahren und unnötige Detailverliebtheit zu vermeiden.

Projektmanagement / Risikomanagement

Ein gutes Projektmanagement bildet das Fundament für den Erfolg Ihres Six Sigma DMAIC-Projekts. Beachten Sie dabei folgende Aspekte:

Teamauswahl: Stellen Sie ein Team zusammen, das die relevanten Prozesse kennt und die notwendigen Kompetenzen einbringt.
Meilensteine planen: Definieren Sie klare Zeitpunkte für die Fertigstellung jeder Phase.
Risikomanagement: Identifizieren Sie mögliche Risiken frühzeitig und entwickeln Sie geeignete Gegenmaßnahmen.
Kommunikation: Etablieren Sie regelmäßige Kommunikationsstrukturen, insbesondere mit Projektsponsor und Prozesseignern, um Transparenz und Fortschritt sicherzustellen.

Ein strukturiertes Projektmanagement sorgt dafür, dass das Projekt klar ausgerichtet bleibt und alle Beteiligten effizient zusammenarbeiten.

Praxis-Tipp: Agilität nutzen

Da die Ursachen und Lösungen zu Beginn eines DMAIC-Projekts noch nicht klar sind, kann die zeitliche Festlegung von Meilensteinen dem Lesen einer Glaskugel gleichen. Nutzen Sie stattdessen agile Methoden wie kurze Iterationen und regelmäßige Feedback-Runden, um schnell vorwärts zu kommen und auf neue Erkenntnisse zu reagieren. Formate wie Weekly Stand-ups oder Checkpoints zwischen den DMAIC-Phasen helfen, flexibel zu bleiben und Ihr Team aktiv einzubinden.

Voice of the Customer (VoC)

Die Voice of the Customer ist entscheidend, um sicherzustellen, dass Ihre Projektziele die tatsächlichen Bedürfnisse der Kunden erfüllen. Die relevanten Produkte und Kunden lassen sich aus dem SIPOC ableiten. Durch die gezielte Sammlung und Analyse von Kundenfeedback können Sie die kritischen Anforderungen (Critical to Customer, CtC) identifizieren, die in den folgenden Prozessphasen eine zentrale Rolle spielen.

Diese CtCs können in der MEASURE-Phase in messbare Größen überführt werden, um sie systematisch zu erfassen und zu überwachen.

Praxis-Tipp: Kundenbedürfnisse klar formulieren

Übersetzen Sie die echten Aussagen Ihrer Kunden in spezifische, messbare Anforderungen (CtC) – in die Sprache Ihres Unternehmens. Eine hilfreiche Formulierung lautet:
„Jede(r/s) … muss …“

Auch wenn diese Formulierung drastisch wirkt, trifft sie den Punkt: Kunden erwarten Perfektion. Würden Sie akzeptieren, dass Ihr Kaffee nur in 98 % der Fälle warm ist? Oder möchten Sie ihn in 100 % der Fälle genießen?

DEFINE-Gate Review: Was ist das Problem?

Das DEFINE-Gate Review dient dazu, sicherzustellen, dass Ihr Projekt klar ausgerichtet ist und die richtigen Voraussetzungen erfüllt sind, um erfolgreich fortzuschreiten.

Prüfen Sie, ob folgende Fragen und Inhalte geklärt sind:

Warum führen wir das Projekt durch?

Die Ausgangssituation, das Problem, das Ziel und der erwartete monetäre Nutzen sind präzise und SMART formuliert. Der Projektrahmen und der Fokus des Prozesses entsprechen den Projektzielen.

Projektrollen, Zeitplan und Risikomanagement

Die wesentlichen Projektrollen sind besetzt und klar definiert. Alle Beteiligten verstehen ihre Aufgaben. Es existiert ein abgestimmter Zeitplan und identifizierte Risikofaktoren werden überwacht oder aktiv gemanagt.

Kundenanforderungen

Relevante externe und interne Kunden sowie deren spezifische und messbare Anforderungen wurden eindeutig identifiziert und mit den Projektzielen verknüpft.

Ein erfolgreiches DEFINE-Gate Review stellt sicher, dass alle kritischen Aspekte bedacht wurden, bevor das Projekt in die MEASURE-Phase übergeht.

MEASURE: Zahlen, Daten, Fakten

In der MEASURE-Phase beantworten wir die Frage: „Wie groß ist das Problem?“ Der Fokus liegt hier auf der präzisen Sammlung und Auswertung von Daten. Diese Phase stellt sicher, dass Sie die richtigen Messgrößen definieren, um Kundenbedürfnisse messbar zu machen und zuverlässige Daten zu erhalten, die als Grundlage für fundierte Entscheidungen in der weiteren Analyse dienen.

Key-Werkzeuge in der MEASURE-Phase sind:

Datensammlungsplan

Der Datensammlungsplan ist entscheidend für die systematische Erfassung relevanter Daten. Hier legen Sie fest, welche Daten erfasst werden, wie sie erhoben werden und welche Kriterien für eine valide Datensammlung gelten. Wichtige Aspekte sind dabei:

Ableitung geeigneter Messgrößen aus den kritischen Kundenanforderungen, um sicherzustellen, dass die richtigen Aspekte des Prozesses gemessen werden.
Operationale Definition: Klarstellung, was genau gemessen wird und wie diese Messgrößen erfasst werden, um die Reproduzierbarkeit der Datenerfassung zu gewährleisten.

In dem sehr vereinfachten Kaffeehaus-Beispiel gibt es nur eine Output-Messgröße. Wenn Sie mehr CtC (Critical-to-Customer) haben, dann sind auch mehr Output-Messgrößen erforderlich. Gleichermaßen sollten auch in der ANALYZE-Phase die Input- und Prozess-Messgrößen in den Datensammlungsplan integriert werden.

Praxis-Tipp: Einbindung der Beteiligten

Alle Personen, die an der Datenerfassung beteiligt sind, sollten genau verstehen, worauf es ankommt, damit die Daten korrekt und konsistent erhoben werden. Daher empfiehlt es sich die Beteiligten schon beim Aufbau des Datensammlungsplans mit einzubinden.

Datenqualität / Messsystemanalyse (MSA)

Die Messsystemanalyse überprüft die Genauigkeit und Zuverlässigkeit der Messmethoden. Sie sorgt dafür, dass die Messungen nicht durch fehlerhafte Messgeräte oder unzuverlässige Datenerhebungen verfälscht werden und liefert so solide Daten für die weitere Analyse.

In der Ausbildung zum Six Sigma Green Belt und Six Sigma Black Belt werden verschiedene Verfahren für die Messsystemanalyse geschult.

Praxis-Tipp: Geeignete Messgrößen

Im Laufe vieler Six Sigma DMAIC Projekte habe ich immer wieder festgestellt, dass die Ursache für ungelöste Probleme oft darin liegt, dass entweder nicht die richtige Messgröße erfasst wird oder diese nicht korrekt erfasst wird. Achten Sie daher unbedingt darauf, nicht einfach auf die gewohnte Messgröße zurückzugreifen, sondern sicherzustellen, dass die gewählte Messgröße das Problem wirklich präzise und statistisch sauber abbildet. Eine gründliche Prüfung zu Beginn spart später viel Zeit und Aufwand.

Statistische Auswertung

In der statistischen Auswertung werden die gesammelten Daten genutzt, um den Prozess zu verstehen, zu bewerten und die tatsächliche Größe des Problems in Zahlen, Daten und Fakten zu quantifizieren. Sie hilft dabei die Prozessfähigkeit zu bestimmen, Muster zu erkennen, Abweichungen zu identifizieren und erste Hypothesen über mögliche Ursachen zu entwickeln.

Diese Auswertung bildet die Grundlage für die Analysephase, in der Sie tiefer in die Ursachenforschung einsteigen können.

Praxis-Tipp: Statistiksoftware für die Datenanalyse

Für die Durchführung der statistischen Auswertungen empfiehlt es sich, eine geeignete Statistiksoftware zu nutzen, um die Daten effizient zu analysieren. Mit Programmen wie MINITAB oder Excel können Sie schnell aussagekräftige Grafiken und Auswertungen erstellen. Das Beispielbild zur Prozessfähigkeit, das ich hier zeige, wurde zum Beispiel mit MINITAB erstellt. Solche Tools helfen Ihnen, die Daten präzise zu analysieren und aussagekräftige Ergebnisse zu erhalten.

MEASURE-Gate Review: Wie groß ist das Problem?

Das MEASURE-Gate Review dient zur Überprüfung der tatsächlichen Größe des Problems. In dieser Phase kann es häufig noch zu Korrekturen kommen, da die genaue Dimension des Problems oft erst durch die systematische Datensammlung und -analyse wirklich klar wird.

Prüfen Sie, ob folgende Fragen und Inhalte geklärt sind:

Problemgröße

Wurde die tatsächliche Größe des Problems durch die gesammelten Daten klar quantifiziert? Sind die Messgrößen geeignet, die Größe des Problems präzise zu erfassen? In dieser Phase sollten Sie sicherstellen, dass alle relevanten Daten vorliegen, um das Problem umfassend zu verstehen.

Datenqualität und -validität

Sind die gesammelten Daten valide, zuverlässig und reproduzierbar? Wurde der Datensammlungsplan ordnungsgemäß umgesetzt? Es ist wichtig zu überprüfen, dass keine verzerrten oder fehlerhaften Daten das Bild der Problemgröße trüben.

Erste statistische Auswertungen

Wurden statistische Auswertungen durchgeführt, um Muster und Abweichungen zu erkennen? Haben Sie durch diese Auswertungen erste Hypothesen zu potenziellen Ursachen formuliert? Häufig liefern die ersten Analysen bereits wertvolle Hinweise, die eine genauere Einschätzung der Problemgröße und der benötigten Maßnahmen ermöglichen.

Ein erfolgreiches MEASURE-Gate Review stellt sicher, dass Sie eine fundierte Einschätzung der Problemgröße haben und mit zuverlässigen, validen Daten in die ANALYZE-Phase übergehen können. Dies schafft die Grundlage, um die Ursachenanalyse auf eine solide, faktenbasierte Basis zu stellen.

ANALYZE: Den Ursachen auf den Grund gehen

Die ANALYZE-Phase ist der Schritt, in dem Sie die Frage beantworten: „Was sind die wahren Ursachen des Problems?“ Nachdem Sie in der MEASURE-Phase die Daten gesammelt und die Problemgröße quantifiziert haben, geht es jetzt darum, durch Analyse herauszufinden, warum das Problem auftritt und welche Faktoren dafür verantwortlich sind. Diese Phase im Six Sigma DMAIC stellt sicher, dass Sie mit fundierten Erkenntnissen in die Lösungssuche übergehen.

Key-Werkzeuge in der ANALYZE-Phase sind:

Prozessanalyse

In der Prozessanalyse betrachten Sie mit dem Expertenteam den gesamten Prozess und suchen nach Schwachstellen oder Engpässen, die das Problem verursachen könnten.

Durch die detaillierte Untersuchung des Prozesses und die Identifikation von Abweichungen können Sie wertvolle Erkenntnisse gewinnen, die zu den Ursachen führen (hier mit roter Markierung visualisiert).

six-sigma-DMAIC-prozess-funktions-diagramm

Praxis-Tipp: Zeit- und Wertanalyse

Neben der Identifikation von Problemen im Prozess ist es äußerst hilfreich, auch eine Zeit- und Wertanalyse durchzuführen. Überprüfen Sie, welche der Prozessschritte tatsächlich wertschöpfend sind – also Schritte, für die der Kunde bereit ist zu bezahlen. Zudem sollten Sie die Dauer dieser Schritte analysieren, um mögliche Ineffizienzen und Verbesserungspotenziale zu erkennen.

Analyse potenzieller Ursachen: Ishikawa-Diagramm und 5xWarum

Für Ursachen, die nicht direkt aus der Prozessanalyse hervorgehen, bietet sich das Ishikawa-Diagramm (auch Fischgrätendiagramm genannt) als nützliches Werkzeug an. Es hilft dabei, potenzielle Ursachen systematisch zu identifizieren, indem typische Fehlerquellen als Kategorien genutzt werden, wie z. B. Menschen, Maschinen, Methoden und Materialien. Mit dieser Brainstorming-Methodik können Sie mögliche Ursachen für das Problem sammeln, visualisieren und strukturieren, um sie anschließend zu diskutieren und zu analysieren.

Eine wichtige Ergänzung zum Ishikawa-Diagramm ist die 5xWarum-Methode. Hierbei wird immer wieder die Frage „Warum?“ gestellt, um die Ursachen des Problems immer weiter zu hinterfragen und so die tiefer liegenden Ursachen aufzudecken. Diese Technik unterstützt Sie dabei, den wahren Ursprung eines Problems zu identifizieren und eine fundierte Ursachenanalyse zu ermöglichen.

Praxis-Tipp: Mit 5xWarum Zeit und Aufwand sparen

Die 5xWarum-Methode wird oft zu oberflächlich genutzt, doch gerade bei datenintensiven Projekten lohnt sich eine gründliche Anwendung. Investieren Sie einen Tag in eine detaillierte 5xWarum-Methode, um unwahrscheinliche Einflussgrößen frühzeitig auszuschließen und den Fokus zu schärfen. So reduzieren Sie den Messaufwand deutlich und sparen wertvolle Zeit bei der oft monatelangen Datenerfassung und -auswertung.

Datenanalyse

In dieser Phase des Six Sigma DMAIC geht es darum, die gesammelten Daten genauer zu untersuchen, um Muster und Zusammenhänge zu erkennen. Mithilfe der Datenanalyse können Sie herausfinden, welche Faktoren das Problem tatsächlich beeinflussen.

Ein häufig eingesetztes Werkzeug sind statistische Tests wie ANOVA (Analyse der Varianz), um zu prüfen, ob Unterschiede zwischen verschiedenen Gruppen bestehen, oder T-Tests, um die Bedeutung einzelner Variablen zu analysieren. Die Datenanalyse hilft Ihnen dabei, Ihre Hypothesen zu überprüfen und statistisch zu bestätigen, welche Ursachen tatsächlich eine Rolle spielen.

Praxis-Tipp: Klare und einfache Dokumentation der Datenanalyse

Stellen Sie sicher, dass die Ergebnisse Ihrer Datenanalyse nachvollziehbar und verständlich dokumentiert sind. Eine einfache, aber strukturierte Dokumentation hilft Ihnen, Erkenntnisse effektiv zu kommunizieren und zukünftige Schritte gezielt zu planen. Beachten Sie dabei folgende Inhalte:

Grafische Darstellung: Nutzen Sie aussagekräftige Visualisierungen, um Ihre Ergebnisse klar zu präsentieren.
Rahmenbedingungen: Erfassen Sie, unter welchen Bedingungen die Daten erhoben und ausgewertet wurden (z. B. Zeitraum, Produktgruppe, Ausschluss von Daten).
Erkenntnisse: Fassen Sie wesentliche Erkenntnisse aus der Datenerfassung und -auswertung zusammen.
Kernaussage: Formulieren Sie eine prägnante Schlussfolgerung, die die wichtigsten Erkenntnisse auf den Punkt bringt.
Weiterführende Fragen: Dokumentieren Sie offene Punkte oder neue Fragestellungen, die aus der Analyse hervorgegangen sind.

Eine gut strukturierte Dokumentation spart Zeit und sorgt für Transparenz im Team.

ANALYZE-Gate Review: Was sind die Ursachen für das Problem?

Das ANALYZE-Gate Review dient dazu, sicherzustellen, dass Sie die Ursachen für das Problem gründlich und fundiert nachgewiesen haben und bereit sind, in die Lösungsfindung überzugehen.

Prüfen Sie, ob folgende Punkte geklärt sind:

Problemursachen identifiziert

Wurden mögliche Ursachen durch Prozessanalyse, Ishikawa-Diagramm oder die 5xWarum-Methode systematisch untersucht?

Datenanalysen abgeschlossen

Sind die gesammelten Daten korrekt ausgewertet und haben die Hypothesentests (z. B. ANOVA, Regression) gezeigt, welche Faktoren signifikanten Einfluss haben? Sind die Haupteinflussfaktoren auf das Problem bekannt und mit Daten validiert?

Fokus für die nächste Phase

Sind die kritischen Einflussgrößen priorisiert und klar dokumentiert, sodass die nächsten Schritte auf validen Ergebnissen basieren?

Die gründliche Ursachenanalyse in der ANALYZE-Phase bildet die Grundlage für die Entwicklung von Lösungen in der nächsten Phase – IMPROVE. Durch die klare Identifikation und Bestätigung der Ursachen können Sie gezielt Lösungen entwickeln, die den Prozess tatsächlich verbessern und das Problem langfristig lösen.

IMPROVE: Kreativ und lösungsorientiert

Die IMPROVE-Phase ist der kreative Kern des DMAIC-Prozesses: „Welche sind die passenden Lösungen für unser Problem?“. Ziel ist es, effektive und nachhaltige Lösungen für die identifizierten Probleme zu entwickeln und zu implementieren.

Key-Werkzeuge in der IMPROVE-Phase sind:

Brainstorming und Auswahl der besten Lösung

Brainstorming ist ein klassisches, aber äußerst wirksames Werkzeug, um kreative Lösungen zu entwickeln. Sammeln Sie gemeinsam mit Ihrem Team Ideen, ohne diese in der ersten Phase zu bewerten. Wichtig ist, dass ein offenes und unterstützendes Klima herrscht, in dem alle Vorschläge, auch unkonventionelle, willkommen sind.

Nachdem eine Vielzahl von Ideen gesammelt wurde, folgt die Auswahl der besten Lösung. Nutzen Sie hierfür kriterienbasierte Methoden wie Kriterienmatrizen oder die Pugh-Matrix, um die Vorschläge systematisch zu bewerten. Dabei sollten die wichtigsten Kriterien – wie die Umsetzbarkeit, die zu erwartende Wirksamkeit und die Kosten – berücksichtigt werden. Auf diese Weise stellen Sie sicher, dass die ausgewählten Ansätze das größte Potenzial haben, das Problem effektiv zu lösen.

Praxis-Tipp: Vermeiden Sie Punktabfragen

Verzichten Sie bei der Auswahl der besten Lösung auf Punktabfragen wie in der N/3-Methode. Der Auswahlprozess sollte auf einer kriterienbasierten Analyse beruhen und nicht auf einer Mehrheitsentscheidung. Nach den fundierten Erkenntnissen der ersten Phasen ist es wichtig, die Lösung auszuwählen, die am besten mit den definierten Zielen und Anforderungen übereinstimmt.

Piloten

Pilotprojekte ermöglichen es im Six Sigma DMAIC, potenzielle Lösungen in kleinem Maßstab zu testen. Dies minimiert das Risiko und hilft, die Umsetzbarkeit und Effektivität der Lösung zu bewerten.

Achten Sie darauf, die Ergebnisse aus den Piloten systematisch zu auszuwerten, um für die endgültige Umsetzung auch eine funktionierende Lösung zu haben.

Praxis-Tipp: Für jede Kernursache eine passende Lösung

Im Eifer des Gefechts kann es passieren, dass eine Ursache unbeachtet bleibt, weil die Umsetzung der Lösungen für andere Ursachen bereits viel Aufmerksamkeit erfordert. Achten Sie darauf, dass für jede identifizierte Kernursache eine passende Lösung entwickelt wird, um alle relevanten Faktoren zu adressieren und den Erfolg des Projekts sicherzustellen.

DOE (Design of Experiments)

Das Design of Experiments (DOE) ist eine effektive Methode, um systematisch verschiedene Variablen und deren Einfluss auf den Prozess zu testen. Es hilft, optimale Einstellungen zu ermitteln und ist nicht nur für bestehende Prozesse, sondern auch für die Produktentwicklung geeignet.

Ein großer Vorteil von DOE ist die Ressourcenschonung: Es ermöglicht, mehrere Faktoren gleichzeitig zu testen, wodurch der Versuchsaufwand minimiert wird. Diese Methode liefert verlässliche Daten und stellt sicher, dass Verbesserungen messbare Auswirkungen haben.

Das DOE ist anspruchsvoll und erfordert fundierte Kenntnisse in Statistik und Versuchsplanung, weshalb es in der Regel erst ab dem Six Sigma Black Belt Niveau angewendet wird. Es eignet sich besonders für komplexe Prozesse, bei denen mehrere Variablen gleichzeitig berücksichtigt werden müssen.

Praxis-Tipp: DoE als gesondertes Training oder als Beratung

DoE stellt hohe Anforderungen an die Versuchsplanung und ist ein Werkzeug für Experten. Wenn Sie Interesse daran haben, lohnt es sich, ein spezielles Training zu absolvieren – idealerweise an einem konkreten Problem, um praxisnahe Erfahrungen zu sammeln. Da DoE in der Praxis eher selten eingesetzt wird, aber bei richtiger Anwendung sehr effektiv sein kann, empfiehlt es sich, die Vorbereitung, Auswertung der Versuchsergebnisse und die Ableitung von Maßnahmen durch erfahrene Fachleute begleiten zu lassen.

Bei entsprechenden Herausforderungen aus Ihrer Praxis stehe ich Ihnen gerne zur Verfügung und freue mich über Ihre Kontaktaufnahme.

Projektmanagement

Die erfolgreiche Umsetzung der Lösungen erfordert ein strukturiertes Projektmanagement. Setzen Sie klare Meilensteine und Verantwortlichkeiten, um sicherzustellen, dass die geplanten Verbesserungen termingerecht und innerhalb des Budgets realisiert werden.

Ein effektives Risikomanagement ist ebenso wichtig, um mögliche Herausforderungen frühzeitig zu identifizieren und gegenzusteuern (s. DEFINE-Phase). Verwenden Sie dazu gängige Projektmanagement-Methoden wie Gantt-Diagramme, um den Fortschritt kontinuierlich zu überwachen und anzupassen.

IMPROVE-Gate Review: Wurden passende Lösungen erfolgreich implementiert?

Das IMPROVE-Gate Review dient dazu, sicherzustellen, dass die entwickelten Lösungen nicht nur kreativ und durchdacht, sondern auch praktisch umsetzbar sind. Es stellt sicher, dass die richtigen Lösungen ausgewählt und die erforderlichen Maßnahmen für die Implementierung getroffen wurden.

Prüfen Sie, ob folgende Fragen und Inhalte geklärt sind:

Haben wir die richtigen Lösungen identifiziert?

Die Lösungen wurden sorgfältig ausgewählt und priorisiert. Alle potenziellen Lösungen wurden hinsichtlich ihrer Machbarkeit, Effektivität und Auswirkungen auf die Prozessverbesserung bewertet. Die vielversprechendsten Ansätze wurden in Pilotprojekten getestet und ihre Wirksamkeit nachgewiesen.

Projektmanagement und Umsetzung

Der Umsetzungsplan für die Lösungen ist klar definiert. Verantwortlichkeiten sind festgelegt, und es gibt einen konkreten Zeitplan für die Implementierung. Risiken wurden identifiziert, und es gibt Strategien zur Risikominderung. Alle erforderlichen Ressourcen sind eingeplant, um die Lösungen erfolgreich umzusetzen.

Ergebnisse der Pilotprojekte und Tests

Die Ergebnisse der Piloten und der durchgeführten Tests wurden dokumentiert und zeigen, dass die Lösungen wie erwartet wirken. Mögliche Anpassungen oder Feinjustierungen wurden vorgenommen, um sicherzustellen, dass die Lösungen im größeren Maßstab funktionieren.

Ein erfolgreiches IMPROVE-Gate Review stellt sicher, dass die Lösungen fundiert sind und alle Voraussetzungen für eine erfolgreiche Implementierung gegeben sind, bevor das Projekt in die CONTROL-Phase übergeht.

CONTROL: Langfristige Ergebnisse sichern

Die CONTROL-Phase ist der abschließende Schritt im Six Sigma DMAIC-Zyklus und dient dazu, die erzielten Verbesserungen nachhaltig zu sichern. Die zentrale Frage in dieser Phase ist daher: „Wie sichern wir die Nachhaltigkeit der Ergebnisse ab?“. Hier stellen Sie sicher, dass die entwickelten Lösungen in den Prozess integriert werden und langfristig funktionieren. Ziel ist es, die Erfolge des Projekts messbar zu machen und zu gewährleisten, dass sie auch nach Abschluss des Projekts Bestand haben.

Key-Werkzeuge in der CONTROL-Phase sind:

Prozessüberwachung / SPC (Statistical Process Control)

Statistische Prozessüberwachung ist ein leistungsstarkes Werkzeug, um die Stabilität und Leistung eines Prozesses kontinuierlich zu überwachen.

Mithilfe von Regelkarten können Sie frühzeitig erkennen, wenn sich der Prozess außerhalb der festgelegten Grenzen bewegt, und so proaktiv Maßnahmen ergreifen.

Die Prozessüberwachung sollte sowohl für Output-Messgrößen wie auch für erfolgsrelevante Input- und Prozess-Messgrößen erfolgen

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Praxis-Tipp: Datenüberwachung durch Prozesseigner und Mitarbeitende

In der CONTROL-Phase eines Six Sigma DMAIC Projekts liegt die Verantwortung für die Nachhaltigkeit des Erfolgs bei den Linienverantwortlichen. Daher ist es entscheidend, dass Datenerfassung und -auswertung direkt durch die Mitarbeitenden in der Linie erfolgen – und nicht durch Sie als Six Sigma Belt.

Ein häufiger Projektschritt ist die Entwicklung neuer Messgrößen, da bestehende oft nicht ausreichen (siehe hierzu den Tipp zur Datenqualität in der MEASURE-Phase). Ihre Aufgabe als Belt ist es, einfach umsetzbare Lösungen zu schaffen, die nahtlos in den Arbeitsalltag integriert werden können. Gleichzeitig sollten Sie darauf achten, die Prozesseigner so zu befähigen, dass sie unabhängig von Ihrer Unterstützung agieren können. So sichern Sie langfristig den Projekterfolg.

Reaktionsplan

Ein Reaktionsplan (OCAP: Out of Control Action Plan) legt fest, wie bei Prozessabweichungen vorzugehen ist, und definiert klare Schritte, Verantwortlichkeiten und Eskalationswege. Grundlage dafür sind beispielsweise Regelkarten, mit denen Prozessparameter überwacht werden; bei Überschreiten der Kontrollgrenzen wird der Reaktionsplan aktiviert.

In Form einer Checkliste mit Wenn-Dann-Bedingungen werden mögliche Störungen systematisch behoben, bis der Prozess stabilisiert ist. Entscheidend ist eine saubere Vorarbeit, um alle relevanten Einflussfaktoren (rote Xe) und sonstige Risiken (beispielsweise durch eine FMEA) zu identifizieren. Nur so kann der Reaktionsplan effektiv greifen und zur nachhaltigen Prozesssicherheit beitragen.

Praxis-Tipp: Einbindung der Beteiligten

Damit ein Reaktionsplan praxistauglich ist, müssen alle beteiligten Personen verstehen, worauf es ankommt. Binden Sie daher die Mitarbeitenden bereits bei der Erstellung des Plans aktiv ein und schulen Sie sie gezielt im Umgang mit diesem Werkzeug. Häufig verbleiben Reaktionspläne lediglich in den Workbooks der Projektleitenden und gelangen nie in die Anwendung. Durch frühzeitige Einbindung stellen Sie sicher, dass der Plan im Arbeitsalltag tatsächlich genutzt und seine Wirksamkeit voll entfaltet wird.

Kalkulation des monetären Projektnutzens

Eine transparente Berechnung des erzielten Projektnutzens ist essenziell, um den finanziellen Erfolg des Projekts nachzuweisen.

Berücksichtigen Sie dabei die Einsparungen (z. B. Reduktion von Ausschuss, Nacharbeit oder Prozesszeiten) sowie mögliche Ertragssteigerungen. Vergleichen Sie diese Ergebnisse mit den ursprünglichen Projektzielen und erstellen Sie eine detaillierte Nutzenübersicht für Stakeholder und die Geschäftsleitung.

Dokumentation und Übergabe

Eine sorgfältige Dokumentation der umgesetzten Lösungen, der erzielten Ergebnisse und der Kontrollmaßnahmen ist entscheidend, um die Prozessverbesserungen an die Linienorganisation zu übergeben.

Die Dokumentation sollte klare Verantwortlichkeiten, Kontrollmechanismen und Schulungsmaßnahmen umfassen, damit die neuen Standards erfolgreich in den Alltag integriert werden.

Praxis-Tipp: Den Projektabschluss feiern und Erfolge teilen

Ein Six Sigma DMAIC Projekt verdient einen würdigen Abschluss, der Lernen, Anerkennung und Sichtbarkeit vereint. Beginnen Sie mit einer gemeinsamen Lessons Learned-Runde, in der das Team Erfolge und Herausforderungen reflektiert und wertvolle Erkenntnisse für die Zukunft sammelt. Diese Erfahrungen und die erreichten Ergebnisse sollten anschließend in der Organisation geteilt werden, um den Projekterfolg sichtbar zu machen und andere Teams zu inspirieren. Als krönenden Abschluss laden Sie das Team zu einem Essen oder Teamevent ein, um die zusätzliche Anstrengung neben dem Tagesgeschäft wertzuschätzen.

Mit dieser Kombination aus Reflexion, Kommunikation und Feiern stärken Sie Motivation, Zusammenhalt und die Bereitschaft für zukünftige Projekte.

CONTROL-Gate Review: Sind die Verbesserungen nachhaltig gesichert?

Das CONTROL-Gate Review dient dazu, sicherzustellen, dass die in der IMPROVE-Phase entwickelten Lösungen nicht nur implementiert, sondern auch langfristig wirksam und stabil sind. Es prüft, ob die notwendigen Kontrollmaßnahmen etabliert wurden, um die erzielten Verbesserungen dauerhaft in den Prozess zu integrieren.

Prüfen Sie, ob folgende Fragen und Inhalte geklärt sind:

Sind die Verbesserungen dokumentiert und überwacht?

Alle Änderungen wurden vollständig dokumentiert, und geeignete Überwachungsinstrumente wie SPC (Statistical Process Control) sind implementiert, um die Prozessstabilität sicherzustellen.

Existiert ein klarer Reaktionsplan für Abweichungen?

Ein strukturierter Reaktionsplan wurde entwickelt und an die Prozesseigner übergeben, der eindeutige Maßnahmen und Verantwortlichkeiten definiert, um bei Abweichungen schnell reagieren zu können.

Ist der monetäre Projektnutzen berechnet und kommuniziert?

Der finanzielle Nutzen des Projekts ist dokumentiert und transparent den Stakeholdern präsentiert worden, um den Erfolg des Projekts zu bestätigen.

Ein erfolgreiches CONTROL-Gate Review bestätigt die nachhaltige Verankerung der Verbesserungen und schließt das Projekt ab, sodass die Linienorganisation eigenständig die Verantwortung übernehmen kann.

Praxis-Tipp: Projekte wirklich abschließen

Ein häufiger Stolperstein in Six Sigma Projekten ist, dass der Six Sigma Green oder Black Belt im Laufe des Projekts zum Experten für den Prozess und die Lösungen wird. Das Problem: Wenn später erneut Schwierigkeiten auftreten, wird oft erwartet, dass der Six Sigma Belt die Verantwortung übernimmt – auch langfristig.

Passiert dies über mehrere Projekte hinweg, kann der Six Sigma Belt schnell in das Tagesgeschäft dieser Prozesse gezogen werden und verliert den Fokus auf neue Herausforderungen. Um dies zu vermeiden, ist es entscheidend, Projekte offiziell abzuschließen und sicherzustellen, dass die Verantwortung klar an die Linienorganisation übergeben wird. So verhindern Sie, dass aus Projekten ein dauerhafte Verantwortung werden.

Häufige Fragen zu Six Sigma DMAIC

Warum ist der DMAIC-Zyklus zentral für Six Sigma?

DMAIC (Define, Measure, Analyze, Improve, Control) ist das Herzstück von Six Sigma und bietet einen strukturierten Ansatz zur Lösung von Problemen und Verbesserung von Prozessen. Jeder Schritt des Zyklus baut auf dem vorherigen auf, was sicherstellt, dass Veränderungen datenbasiert und nachhaltig sind. Durch die systematische Analyse von Prozessen können Unternehmen die Qualität steigern, Kosten senken und Kundenzufriedenheit verbessern.

Wie kann ich Six Sigma DMAIC in meinem Unternehmen einsetzen?

Die erfolgreiche Einführung von Six Sigma DMAIC beginnt mit der Definition klarer Ziele und der Auswahl eines geeigneten Projekts. Die Einbindung von geschulten Six-Sigma-Experten, wie Green Belts oder Black Belts, ist entscheidend. Wichtig ist außerdem, Stakeholder frühzeitig einzubinden und regelmäßige Fortschrittsüberprüfungen mit der Projektauftraggebenden durchzuführen, um sicherzustellen, dass das Projekt auf Kurs bleibt.

Welche Herausforderungen können beim Einsatz von DMAIC auftreten?

Häufige Herausforderungen sind unklare Problemstellungen, mangelnde Datenqualität oder Widerstände innerhalb des Teams. Diese können durch sorgfältige Vorbereitung des Projekts, die Bereitstellung der für das Projekt erforderlichen Ressourcen und eine klare Kommunikation der Projektvorteile überwunden werden.

Fazit: Erfolgreiche Prozessoptimierung mit Six Sigma DMAIC

Der Six Sigma DMAIC-Prozess ist ein strukturierter Ansatz zur kontinuierlichen Verbesserung von Geschäftsprozessen, der auf den fünf Phasen Define, Measure, Analyze, Improve und Control basiert. Durch präzise Problemdefinition, Datensammlung, Ursachenanalyse und die Entwicklung nachhaltiger Lösungen können Unternehmen Qualität steigern, Fehler reduzieren und Prozesse effizienter gestalten. Der Erfolg eines Six Sigma Projekts hängt dabei von einer klaren Zielsetzung, der richtigen Projektauswahl und der kontinuierlichen Kontrolle der Verbesserungsmaßnahmen ab.

Effizienz steigern, Mitarbeitende stärken – praxisnah und nachhaltig

Prozessoptimierung entsteht nicht durch Theorie oder Simulationen. In meinen Six Sigma Workshops arbeiten Ihre Teams von Anfang an an echten Projekten aus Ihrem Unternehmen. Dabei profitieren sie von meiner 20-jährigen Erfahrung in der Umsetzung. Das Gelernte wird nicht nur vermittelt, sondern direkt während des Trainings in die Praxis überführt – für sofortige und nachhaltige Ergebnisse.

Der Fokus liegt auf praxisnaher Anwendung und messbaren Fortschritten, die Ihr Unternehmen nachhaltig voranbringen – weit über ein Zertifikat hinaus. Dieses praxisorientierte Vorgehen verkürzt die Lernkurve erheblich und gilt ebenso für meine Lean Management Workshops.

Erfahren Sie mehr auf meiner Seite zu Lean Management und entdecken Sie, wie Training und Umsetzung perfekt ineinandergreifen, um Ihre Prozesse nachhaltig zu verbessern.

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Falls Sie spezifische Fragen haben oder individuelle Beratung für Ihr Unternehmen wünschen, kontaktieren Sie mich hier. Ich freue mich darauf, Sie bei der Durchführung ihres Six Sigma DMAIC Projekts zu unterstützen!

Außerdem bin ich immer offen für Ihre Feedbacks und Ideen. Wenn es bestimmte Themen oder Fragestellungen gibt, die Sie gerne auf dieser Plattform behandelt sehen möchten, teilen Sie mir diese mit. Ich möchte die Lean & Agile Wissenswerkstatt stetig weiterentwickeln, um Ihnen den größtmöglichen Nutzen zu bieten.

Dr.-Ing. Stephan Pötschke
Experte für Organisationsentwicklung, Agile und Lean Management | Lean Six Sigma Master Black Belt

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