Die richtige Ordnerstruktur für Wertstromteams

Die Ablage ist eines dieser Themen, die oft wenig Aufmerksamkeit bekommen – solange sie funktioniert. Doch sobald Dokumente unauffindbar sind, Versionen durcheinandergeraten oder Ablagen unkontrolliert wachsen, wird sie zum Zeitfresser und Frustfaktor.

Viele Unternehmen setzen auf klassische Strukturen, oft entlang von Abteilungen oder Projektnamen. Doch das reicht nicht aus. Ablagen sollten nicht nur Ordnung schaffen, sondern den Arbeitsfluss unterstützen. Eine prozessorientierte Struktur sorgt dafür, dass Dokumente dort abgelegt werden, wo sie tatsächlich gebraucht werden – nachvollziehbar und effizient.

Wichtig dabei: Es geht nicht darum, starre Regeln vorzugeben, sondern ein System zu schaffen, das Orientierung bietet, ohne den Arbeitsalltag zu erschweren. Denn eine gute Ablagestruktur nimmt Arbeit ab, statt zusätzliche zu machen.

Die Vorteile auf einen Blick:

• Weniger Suchen, mehr Fokus – Dokumente sind genau da, wo sie sein sollen.
• Klare Übergaben, bessere Zusammenarbeit – Jeder findet sich schnell zurecht.
• Keine doppelten Ablagen – Eine klare Struktur verhindert Datenchaos.
• Nachvollziehbarkeit ohne Rätselraten – Wer hat zuletzt an einer Datei gearbeitet? Die Ablage zeigt es.

Am Ende geht es nicht um Perfektion, sondern um eine Struktur, die sich den Abläufen anpasst – nicht umgekehrt. Einmal gut durchdacht, bleibt sie flexibel genug, um mit dem Unternehmen mitzuwachsen.

Wertstromteams begleiten den gesamten Geschäftsprozess – von der ersten Idee über die Umsetzung bis hin zur Qualitätssicherung. Dabei arbeiten sie interdisziplinär und über Abteilungsgrenzen hinweg. Doch genau hier lauert eine Herausforderung: Wo werden Dokumente abgelegt, damit sie für alle schnell auffindbar sind?

Eine prozessorientierte Ordnerstruktur und Dateibenennung sorgt dafür, dass Informationen dort liegen, wo sie gebraucht werden – nicht verteilt in Silos, sondern klar zugänglich für das gesamte Team. So wird Wissen nicht nur gesammelt, sondern auch nutzbar gemacht.

Das Ergebnis: weniger Suchaufwand, reibungslosere Zusammenarbeit und mehr Fokus auf das Wesentliche.

2. Klare Struktur entlang des Wertstroms

Innerhalb jedes Vorgangs sind die Unterordner nach einer klaren Prozesslogik strukturiert – unabhängig von Team oder Fachbereich. Die nummerierte Reihenfolge sorgt dafür, dass jeder Schritt im Wertstrom nachvollziehbar bleibt.

01 Strategischen Fit prüfen – Lohnt sich die Umsetzung?
02 Kundenlösung anbieten – Was ist die beste Lösung?
03 Technische Lösung definieren – Wie setzen wir sie um?
04 Umsetzung vorbereiten – Einkauf, Planung, Ressourcen
05 Umsetzung durchführen – Entwicklung, Bau, Implementierung
06 Qualität sichern – Abnahme und Optimierung
07 Projekt abschließen – Dokumentation und Lessons Learned

Diese Struktur stellt sicher, dass alle Teams – vom Produktmanagement bis zur Produktion – nahtlos zusammenarbeiten.

3. Einheitliche Dateibenennung für maximale Transparenz

Ein klares Benennungsschema macht Dokumente sofort erkennbar – ohne langes Suchen.

Schema:
[Dokumententyp] [opt.: Kunde] [Vorgang] [Datum] [Ersteller]

Beispiel:
tkl Muel1 ProdAnlX 2024-02-02 ab.pdf

tkl = Technische Klärung
Muel1 = Kunde Müller GmbH & Co. KG
ProdAnlX = Projektname
2024-02-02 = Erstellungsdatum
ab = Ersteller

So bleibt alles logisch geordnet und sofort auffindbar – unabhängig vom Speicherort.

Neben den projektbezogenen Ordnern gibt es zentrale Ablageorte für Dokumente, die teamübergreifend genutzt werden. Hier finden sich wiederkehrende Dateien (Standards) und allgemeine Informationen, die für ein Wertstromteam relevant sind. So bleibt die Dokumentation einheitlich, aktuell und jederzeit zugänglich.